Wie Tomaten helfen, Zeit zu sparen.

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Habt Ihr auch ab und zu das Problem, dass Ihr etwas Wichtiges in Ruhe bearbeiten möchtet und Ihr könnt Euch einfach nicht ausreichend abschotten? Oder Ihr habt eine der sogenannten Frosch- oder Kröten-Aufgaben zu erledigen. Das sind Aufgaben, an die Ihr eigentlich nicht ran wollt. Weil das Thema Euch nicht liegt, oder es sich um eine verhasste Aufgabe handelt. Probiert doch für diese Fälle einfach einmal aus, wie Tomaten Euch weiterbringen.

Pomodoro ist eine Technik – vom Zeitmanager Francesco Cirillo in den 80er Jahren entwickelt, die wir selber verwenden und in Coachings gerne empfehlen. Und so geht das:

Vorgehensweise:
Die Arbeitszeit, oder ein Teil davon, wird in Abschnitte à 25 Minuten konzentrierte Arbeit und 5 Minuten Pause eingeteilt. Jeder dieser Abschnitte wird als „Pomodoro“ bezeichnet. Alle 4 Pomodoros erfolgt eine längere Pause von 15-20 Minuten.

Plane entweder am Vorabend oder am Morgen des Arbeitstages, welche Aufgaben Du erledigen möchtest und ordne diese erst nach Prioritäten und dann den 25-Minuten-Abschnitten (den Pomodoros) zu.

  1. Aufgaben definieren
    Zu Beginn einer jeden Pomodoro-Einheit definiere exakt was Du schaffen willst und notiere dies (das ist wichtig!) auf Papier, in Dein Aufgabenbuch, in Outlook oder in Excel. Schätze grob, wie viele Pomodoros das sind und halte die Anzahl fest.
  2. Pomodoros abarbeiten
    Timer (z. B. Mobilphone) auf 25 Minuten einstellen, konzentriert am Thema arbeiten. Nach 25 Minuten Pause machen. Versuche bitte, diese Zeit einzuhalten, auch wenn Dir 25 Minuten kurz vorkommen.
  3. Ablenkungen ausschalten
    Ablenkung durch andere: E-Mails unbedingt ignorieren und später bearbeiten, Anrufe: möglichst Telefon auf jemand anderen umleiten, für Kollegen oder Mitarbeiter: „Bitte nicht stören“-Schild einsetzen.
    Ablenkung von innen: Beim Arbeiten kommen Ideen für ein anderes Thema/Aufgabe? Dir fällt ein, was Du vergessen hast dringend zu erledigen? Konsequent bleiben, Sache notieren und nach erledigtem Pomodoro bearbeiten.

Wichtig: Nach 4 Pomodoros Pause von 15 – 20 Minuten machen. Klingt viel, hilft aber Kraft und Konzentration zu tanken.

Die Pomodoro-Technik ist nützlich um:

  • sich auf eine Aufgabe voll und ganz zu konzentrieren
  • sehr intensiv und genau zu arbeiten = Konzentration auf das Wesentliche
  • Ablenkungen konsequent auszuschalten
  • ein selbstgestecktes Zeitfenster effizient zu nutzen
  • Aufgaben wirklich abzuschließen, statt sie nur anzufangen
  • regelmäßig Pausen zu machen = Kräfte einzuteilen

Und wenn.
Du eine kleine Aufgabe hast, die maximal fünf Minuten dauert. Wann erledigst Du die? Dann gehe nach dem Direktprinzip oder der 3-Minuten-Regel vor. Pomodoro hat nicht das Ziel, Aufgaben gezielt länger dauern zu lassen. Prüfe, ob sich mehrere gleichartige Kleinigkeiten zu einem Pomodoro zusammenfassen lassen.

Beispiel: „Tag planen, E-Mails bearbeiten, Post sichten => 1 Pomodoro
Wenn Du eine umfangreiche Aufgabe hast, die länger als 25 Minuten dauert, dann untergliedere sie in mehrere Pomodoros. Das kann so aussehen: „Angebote schreiben“ => 3 Pomodoros oder „Bewerbungen sichten“ => 2 Pomodoros oder Monatsabschluss vorbereiten => 4 Pomodoros

Der 25-Minuten-Rhythmus gefällt Dir nicht? Die 25 Minuten wurden festgelegt, weil man in der Zeit eine Menge konzentriert schafft und trotzdem regelmäßige Pausen macht, um neue Energie zu tanken. Wenn das nicht passt, versuche einen anderen Rhythmus, zum Beispiel 45 plus 10 = 45 Minuten arbeiten und 10 Minuten Pause. Du kannst die Technik variieren. Aber bitte beherzige die beiden Grundsätze:

  1. Während der Pomodoros arbeite ich konzentriert und lasse mich von nichts ablenken!
  2. Ich lege regelmäßige Pausen ein.

Probiere es einmal aus, wenn Du magst. Und wir freuen uns, wenn Du Deine Erfahrungen mit uns teilst.
Du möchtest mehr wissen? Dann schaue Dich auf der Pomodoro-Seite um.

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