Bestimmt habt Ihr – je nach Branche in der Ihr als Paar im Unternehmen arbeitet – immer wieder Vorgänge im Büroalltag, die nicht sofort erledigt und damit abgelegt werden können. Da sind die Angebote, die Ihr versendet habt und wo Ihr im Blick behalten wollt, ob der Kunde sich meldet oder nicht. Da ist die Zahlungserinnerung an den Kunden, und Ihr wollt sicherstellen, dass Ihr keine Frist für Euer Mahnwesen verpasst. Da ist der Kündigungstermin für Fachzeitschriften, die Frist für die Anmeldung des Azubis bei der Berufsschule, die Anzeige auf Eurer Webseite, dass Ihr einen Azubi sucht und, und, und. Also alles Vorgänge wo Ihr nachhaken wollt bzw. zu einem bestimmten Termin aktiv werden müsst oder auf die Reaktion eines anderen wartet.
Jetzt könnt Ihr natürlich alles im Kopf behalten. Aber clever ist das nicht. Unser Vorschlag lautet: Legt Euch ein Wiedervorlage-System zu. Klingt vielleicht kompliziert, ist es aber nicht. Alles, was Ihr dazu braucht, sind zwei Mappen. Eine Mappe von 1 – 12 (die Zahlen stehen für die 12 Monate eines Jahres) und eine zweite Mappe von 1 – 31 (richtig, das sind die Tage eines Monats). So geht Ihr jetzt mit Euren Gedächtnishelfern um: Auf den einzelnen Vorgang – bleiben wir mal bei einem Angebot, bei dem Ihr in 14 Tagen nachhorchen wollt, ob es Fragen gibt – schreibt Ihr das Datum, zu dem der Vorgang wieder automatisch auf eurem Schreibtisch landen soll. Ist es der laufende Monat, so kommt der Vorgang in die Tagesmappe 1 – 31 unter das Datum, an dem Ihr daran weiterarbeiten möchtet. Braucht Ihr den Vorgang erst im kommenden Monat oder sogar noch später, packt Ihr ihn in die Monatsmappe unter die Monatszahl – z. B. 11 für November – an dem die Weiterbearbeitung erforderlich ist. Macht das mit jedem Vorgang so.
Wenn Ihr mit der Einrichtung eines solchen Systems im September starten wollt, sortiert Ihr also alle Vorgänge für September in die Mappe 1 – 31 und alle anderen Vorgänge in den Monatsordner an die entsprechende Stelle. Jeweils am Ende eines Monats so am 29. oder 30. Schnappt Ihr euch die Monatsmappe, nehmt alle Vorgänge für den Folgemonat raus und teilt die Vorgänge auf die Tagesmappe auf. Damit Ihr das nicht vergesst, setzt Euch in Outlook oder in Euren Tisch- oder Wandkalender einen Eintrag, der Euch daran erinnert. Und dann sollte es zur Selbstverständlichkeit werden, dass Ihr morgens als erstes in die Wiedervorlagemappe 1 – 31 guckt und die Vorgänge rausnehmt, die an diesem Tag auf eine Bearbeitung warten. Vergesst bitte auch nicht zu kontrollieren, ob Ihr nicht etwas auf einen Tag gelegt habt, der in dem Monat auf ein Wochenende fiel.
Wer ganz viele Vorgänge hat, nimmt keine Mappen, sondern nutzt zwei sogenannte Desktop Files/Container und stattet den einen mit Hängemappen von 1 – 12 und den anderen mit Mappen von 1 – 31 aus. Der Rest funktioniert genauso wie im Absatz zuvor beschrieben. Wir arbeiten beide seit vielen Jahren nach diesem System und es hat sich bewährt. Übrigens haben wir auch eine Mappe von 1 – 31 in die wir nur unsere privaten Sachen reintun. Das sind Tickets für Konzerte, Theater, Unterlagen, die wir für Urlaube brauchen usw. Vorbei ist das lästige Suchen, prima, oder?
Hersteller dieser Mappen gibt es viele und auch farblichen Wünschen sind kaum Grenzen gesetzt. Zwischen ca. 8 € bis 25 € liegen je Hersteller die Kosten für die Mappen und bei ca. 15 € für einen Tisch-Container für Hängemappen. Natürlich kann man seine Wiedervorlage auch durch Terminkalender usw. organisieren. Aber jeder braucht eine Stelle, wo die betreffenden Vorgänge liegen. Und da sind wir dann wieder bei den Mappen bzw. den Containern. Immer wiederkehrende Termine setze ich mir als Serie in Outlook.
Wie aber sieht es mit E-Mails aus, die nicht sofort, sondern später bearbeitet werden müssen? Der schlechteste Weg wäre, diese Mails auszudrucken und auf Wiedervorlage zu legen. Macht das bitte auf keinen Fall, o.k.? Bitte auch nicht die E-Mail als „ungelesen“ kennzeichnen und im Posteingang liegenlassen oder in einen anderen (Archiv)-ordner verschieben. Denn so werden Ihr immer wieder auf diese ungelesenen E-Mails stoßen und jedes Mal aufs überlegen, wann Ihr sie final bearbeiten wollt. Das ist nicht effizient und stresst darüber hinaus auch noch. So geht es besser: Legt die E-Mails elektronisch auf „Wiedervorlage“. In Outlook heißt diese Funktion ZUR NACHVERFOLGUNG. Ihr könnt die E-Mail, die Ihr später bearbeiten wollt, so ganz einfach terminieren. Wer genau wissen möchte wie das geht, kann hier nachschauen.
