Wir hören manchmal: „Personalentwicklung ist was für große Firmen mit eigener HR-Abteilung, die sich um solche Sachen kümmert. Im Kleinbetrieb ist das nicht machbar!“ Unsere Erfahrungen sind da anders. Gerade in Kleinbetrieben will man doch die Kernbelegschaft zusammenhalten.
Und das funktioniert nur, wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass die Firma (oder die Chefs) sich um sie und ihre Weiterentwicklung kümmern. Besonders akut wird das, wenn der Mitarbeiter drei oder vier Jahre dabei ist und die Routine langsam langweilig wird. Gerade die guten Mitarbeiter wünschen sich dann Veränderungen, mehr Verantwortung oder neue Aufgaben. Wenn sich diese Wünsche, die vielleicht gar nicht offen geäußert werden, nicht erfüllen, sinkt die Motivation und die Identifikation mit der Firma. Nach fünf bis sieben Jahren ist der Mitarbeiter dann weg oder unzufrieden und häufig krank.
Das Profil des idealen Mitarbeiters
Die Frage ist also, wie Kleinunternehmen erfolgreich Personalentwicklung betreiben können. Denken wir mal an eine Handwerksfirma mit circa zehn Beschäftigten, die auf Wachstumskurs ist. Zum Start der Personalentwicklung muss ein Instrument geschaffen werden, dass eine möglichst objektive Beurteilung der Mitarbeiter möglich macht. Dazu schauen wir zunächst auf zwei Dinge, nämlich die Arbeitsleistung und das Verhalten im Team und bei Kunden. Außerdem machen wir für jeden Mitarbeiter eine Einschätzung des Potenzials, stellen uns also die Frage nach den Fähigkeiten und Talenten. Dazu gibt es immer Anhaltspunkte und begründete Vermutungen. So kann man diese beiden Dimensionen der Beurteilung sichtbar machen:
Wie können die Leistung/ Verhalten und das Potenzial auf gerechte und nachvollziehbare Weise beurteilt werden? Ein einfaches und effizientes Werkzeug sind sognannte „Ideale Mitarbeiterprofile“. Dazu schreiben die Chefs für jede Position in der Firma auf, welche Leistungen und welches Verhalten man auf der jeweiligen Position von einem idealen Mitarbeiter erwarten würde und welche Kenntnisse, Fähigkeiten und Talente wünschenswert wären. Solche „Profile des idealen Mitarbeiters“ erstellt man zum Beispiel für Positionen wie Techniker, Koch, Restaurantleiter, Teamleiter, Kolonnenführer, Bürokraft, Azubi, usw. Diese Beschreibungen sind dann der Maßstab für die Beurteilungen. Wir empfehlen, solche Profile auch für die Chefs zu entwerfen.
Wer beurteilt die Mitarbeiter und wie stellt man das Ergebnis dar?
Alle Mitarbeiter werden von allen Führungskräften in einem Personalentwicklungs-Workshop (PE-Workshop) beurteilt. Führungskräfte sind in kleinen Firmen das Inhaberpaar, manchmal ist auch schon eine zweite Führungsebene vorhanden. Diese Führungskräfte nehmen dann auch am PE-Workshop teil, der einmal pro Jahr stattfindet.
Vorab würden in einem solchen Fall die beiden Chefs eine Beurteilung der zweiten Führungsebene vornehmen. Trifft man sich dann im PE-Workshop, stellen die verantwortlichen Führungskräfte (oft nur Chef und Chefin) die Mitarbeiter vor, für die sie verantwortlich sind. Dabei schlagen sie auch eine Positionierung in dem von uns empfohlenen PE-Portfolio vor. Das Portfolio ist so aufgebaut:
In seiner verfeinerten Form sieht das Portfolio so aus:
Was bedeuten die Buchstaben im PE Portfolio?
A = exzellenter Mitarbeiter mit Entwicklungspotenzial
B = exzellenter Mitarbeiter
C = guter Mitarbeiter mit Schwächen
D = Ausnahmekandidat (Sonderregelung)
E = vermutlich Entlassungskandidat
F = Mitarbeiter mit viel (vermutetem) Potenzial, das nicht wirksam wird
Eine ausführliche Erläuterung zum PE-Portfolio könnte Ihr hier downloaden!
Wie läuft der Personalentwicklungs-Workshop ab?
Die zuständige Führungskraft schlägt nacheinander eine Positionierung seiner Mitarbeiter in diesem Portfolio vor und in der anschließenden Diskussion einigt sich der Führungskreis auf eine gemeinsame Beurteilung. Das ist sehr wichtig, damit die Unternehmensleitung eine Meinung zu jedem Mitarbeiter hat und nicht gegen einander ausgespielt werden kann.
Von zentraler Bedeutung: Der Konsens unter den Führungskräften
Mit der Positionierung allein ist es natürlich nicht getan. Festzulegen ist, welche Wünsche die Firma an den Mitarbeiter hat und welche Fördermaßnahmen ihm vorgeschlagen werden sollen. Für die Vorbereitung des PE-Workshops empfehlen wir einen einheitlichen Arbeitsbogen, den die Führungskräfte für die Vorstellung ihrer Mitarbeiter verwenden. Auch wenn „nur“ Chef und Chefin den Führungskreis bilden, ist eine strukturierte Vorbereitung sinnvoll.
Entwicklungsgespräche und Fördermaßnahmen
Wenn klar ist, wie die Positionierung der Mitarbeiter aussieht und welche Erwartungen und Fördermaßnahmen zu formulieren sind, können die Mitarbeitergespräche geführt werden.
Idealerweise führt man ein solches Gespräch immer zu zweit, also Chef und Chefin, oder die verantwortliche Führungskraft aus der zweiten Führungsebene gemeinsam mit dem Personalleiter/ -in. Über den optimalen Ablauf solcher Gespräche werden wir in einem der folgenden Newsletter schreiben.
Das Förderprogramm „unternehmensWert:Mensch“ nutzen
Für alle Betriebe, die ein solches Personalentwicklungssystem einführen wollen, hier noch einmal der Hinweis auf das Programm „unternehmenswert:Mensch“. Das Bundesministerium für Arbeit fördert Beratungsleistungen zu diesem Thema mit bis zu 80 Prozent. Nähere Informationen bei uns (post@becker-kaarst.de) oder unter www.unternehmens-wert-mensch.de
