Es gibt eine Menge Firmen, die seit Jahren und Jahrzehnten existieren, wo aber nirgends aufgeschrieben ist wie die wichtigsten Dinge ablaufen sollten und wer dafür zuständig ist. Was passiert bei einer Kundenanfrage, wie wird Material oder Ware bestellt, wer entscheidet was?
Wenn das nicht genau geregelt ist, sehen Angebote vielleicht unterschiedlich aus, werden Anfragen von einem telefonisch vom anderen per Mail beantwortet, dokumentieren Kundendiensttechniker eventuell unterschiedlich (un)klar, was sie beim Kunden gemacht haben, oder Kolonnenführer tragen wegen der Unklarheiten den Materialverbrauch unvollständig in den Tagesbericht ein. Das führt dann zu fehlerhaften Rechnungen, bei denen die Firma Geld verschenkt oder zu Kundenbeschwerden, was auch nicht schön ist. Es kann auch passieren, dass ein Team untätig auf der Baustelle sitzt, weil der Chef das Material immer selbst bestellt, aber gerade nicht greifbar ist. Und der Chef selbst fühlt sich ständig überlastet, weil alles an ihm hängt. Wir haben auch schon gesehen, dass sich die Kartons mit Materiallieferungen im Flur stapeln, weil nicht klar ist, wer sich darum kümmern muss. Oder dass im Lager eine große Unordnung herrscht, was zu unnötigen Verzögerungen und zu Ärger bei allen Betroffenen führt. Oder Kunden warten auf Antworten zu Anfragen, aber es ist nicht klar, wer sich darum kümmertn muss.
Wenn Ihr Reibungsverluste minimieren wollt und mehr Effizienz anstrebt, dann solltet Ihr mal einen Blick auf Eure Prozesse werfen. Damit wir uns richtig verstehen: Auch wenn Ihr niemals Prozesse festgelegt und beschrieben habt, gibt es sie in Eurer Firma. Es haben sich einfach bestimmte Abläufe eingespielt, die aber nicht unbedingt sinnvoll sein müssen.
Wann sollte man Prozesse überarbeiten?
Arbeitsabläufe entscheiden über die Wirtschaftlichkeit in der Firma, über die Qualität und die Fehlerquote. Dokumentierte Prozesse haben den Vorteil, dass jeder im Zweifelsfall sofort nachschauen kann, was in einer bestimmten Situation zu tun und zu beachten ist. Das führt zu Transparenz und vermeidet Missverständnisse. Besonders in folgenden Situationen ist es geboten, mal auf die Abläufe im Unternehmen zu schauen:
- Geschäftsergebnis ist unbefriedigend
- Reibungsverluste durch Fehler und Reklamationen
- größere Veränderungen, z.B. durch Wachstum stehen bevor
- Digitalisierung von Abläufen ist geplant
Einen Fragebogen, der Euch anzeigt, ob die Optimierung der Geschäftsprozesse für Euch ein Thema ist, findet Ihr hier.
