Wie könnt Ihr Geschäftsprozesse analysieren und verbessern?

Wie könnt Ihr Geschäftsprozesse analysieren und verbessern?

Natürlich habt Ihr eine Vorstellung davon, wie die Abläufe in Eurer Firma sind. Das sichtbar zu machen, ist schon mal der erste Schritt. Dabei fängt man mit der sogenannten Prozesslandschaft an. Das sind die Kernprozesse der Firma.

Ein Beispiel:

Jedem Kernprozess werden seine Stammdaten zugewiesen. Da steht dann zunächst der Name des Prozesses, also z.B. „Auftragsbearbeitung“, dann wer der Eigentümer des Prozesses ist und damit verantwortlich für den reibungslosen Ablauf und seine ständige Verbesserung. Als nächstes wird festgehalten, welche Informationen und Materialien vorliegen müssen, damit der Prozess starten kann und was sein Ergebnis sein soll. Schließlich steht in den Stammdaten des Prozesses welches Equipment, Material und Ausstattung benötigt wird, welche Personen an dem Prozess beteiligt sind und wie der Prozess abläuft.

Jeder Kernprozess beinhaltet Teilprozesse, deren einzelne Aktivitäten zu benennen und zu beschreiben sind. Als Beispiel seht Ihr hier den Kernprozess „Auftragsbearbeitung“ mit seinen Teilprozessen, ohne die Beschreibung der einzelnen Aktivitäten:

Habt Ihr das für alle Kernprozesse so definiert, ergibt sich ein Bild der ganzen Firma. Das könnte dann so aussehen:

Dabei kann es durchaus sein, dass Aktivitäten, die bisher irgendwo nebenbei gelaufen sind oder gar nicht gemacht wurden, zu einem neuen Prozess zusammengefasst und systematisiert werden. Nicht selten betrifft das den Bereich „Personal“. Einstellungen macht der Chef oft in Eigenregie, das Sekretariat meldet die geleisteten Stunden an das Steuerbüro, von wo die Lohnzahlung vorbereitet wird. Urlaub gibt es auf Zuruf vom Chef, der das aber manchmal nicht dokumentiert. Die Azubis legen ihr Berichtsheft nicht wöchentlich vor, sondern erst kurz vor der Prüfung, etc. Wir haben auch schon erlebt, dass es keine Personalakten oder Arbeitsverträge gab, was rechtlich möglich, aber nicht empfehlenswert ist. Jahresgespräche werden oft nicht geführt und Weiterbildung stiefmütterlich behandelt. All diese Aktivitäten kann man sinnvoll zu einem Prozess bündeln und in verantwortliche Hände legen. Am besten bei einem von Euch beiden.

Mitarbeiter unbedingt einbinden

Wenn Ihr das alles unter Euch erarbeitet habt, ist es damit aber nicht getan, denn wir wollen ja, dass in Zukunft alle nach den nun beschriebenen Prozessen arbeiten und jeder seine Verantwortung wahrnimmt. Deswegen ist es unbedingt geboten, die Mitarbeiter in die Prozessoptimierung einzubinden. Die besten Erfahrungen haben wir mit Workshops gemacht, an denen das Team zunächst ohne die Chefs teilnimmt. Da wird dann die aktuelle Verfahrensweise abgefragt und sichtbar gemacht. Dann geht es darum, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Die meisten Mitarbeiter sind dabei äußert engagiert und die Ergebnisse haben schon manche Chefs positiv überrascht. Dabei kann es passieren, dass Mitarbeiter wichtige Abläufe in einer Firma anders sehen als die Chefs. Das ist nicht schlimm. Wichtig ist, dass am Schluss optimierte, gut beschriebene und von allen akzeptierte Prozesse definiert sind, die sich auch in einem (digitalen) Qualitätshandbuch und in Stellenbeschreibungen niederschlagen. Ein Muster für Stellenbeschreibungen findet Ihr hier.

Was habt Ihr davon?

Wer an der Definition der Prozesse mitgearbeitet hat, identifiziert sich auch mit dem Ergebnis. So erreicht Ihr mehr Durchblick und eigenständigeres Arbeiten bei den Mitarbeitern und auf Eurer Seite Entlastung im Tagesgeschäft, weil weniger gefragt werden muss und weniger schiefgeht. Und zum Schluss wird auch das Geschäftsergebnis am Ende des Jahres zeigen, dass klare Prozesse zu mehr Effizienz und mehr Gewinn führen.

 

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