Also, bei uns ist das so: Wir haben eine klare Aufgabenteilung (beruflich wie privat). Dazu gehört auch, dass sich Helmut um all die Dinge kümmert, die mit der Geschäftsführung zusammenhängen. Also das Thema Steuern, Banken usw. Zum einen, weil er das viel besser kann als ich – er war auch dafür verantwortlich als wir noch unsere Firma mit 70 Mitarbeitern hatten. Zum anderen, weil diese Themen für Marianne ein Graus sind.
Irgendwann haben wir dann gedacht: „Ups, was ist eigentlich, wenn Helmut etwas passiert? Weiß Marianne dann, was als dringendstes zu tun ist? Und wo sind alle Unterlagen?“ Noch schlimmer ist die Vorstellung, uns beiden passiert gemeinsam etwas auf unseren Fahrten zu Workshops, Beratungen oder Vorträgen. Wüssten unsere Kinder dann, wo sie was finden, um die Firma problemlos abzuwickeln? Ihr kennt die Antwort: Nein!
Also haben wir gehandelt und uns eine Notfall-Mappe angelegt. So etwas zu machen, ist zunächst kein toller Gedanke – das ist klar. Und wir Menschen sind Weltmeister darin, solche Gedanken einfach wegzuwischen. Aber macht Euch alle klar, was passiert, wenn der Fall der Fälle doch eintrifft:
- Das Unternehmen ist führungslos. Und das geht nicht lange gut.
- Das Know-how und die Kompetenz des Unternehmers/Unternehmerpaares fehlen.
- Es gibt keine Vertretung der Firma/Gesellschaft nach außen.
Und noch ganz andere Fragen tun sich auf. Wer außer Euch darf Verträge unterzeichnen? Wer kann Bestellungen ausführen, wer kümmert sich um Kunden und/oder Lieferanten? Was ist mit Aufträgen, die Ihr an externe Dienstleister vergeben habt? Wer außer Euch darf Überweisungen tätigen? Wie sieht es mit Löhnen/Gehältern, Steuern (z.B. Umsatzsteuer-Voranmeldungen) aus? Wenn es der Steuerberater macht: Braucht der vielleicht eine Freigabe?
Wer außer Euch hat Personalverantwortung? Was ist mit Kündigungen, geplanten Einstellungen? Wer hat ein Direktionsrecht, also wer sagt den Mitarbeitern was wo bis wann zu tun ist? Anders gesagt: Wer hat in Eurem Unternehmen Vollmachten wofür? Prüft, ob die Kompetenzen ausreichen oder ob es Lücken gibt, die Euren Betrieb im Fall der Fälle lähmen? Wer außer Euch kennt die wichtigen Ansprechpartner bei Kunden, Lieferanten, Banken, Steuerberater, Behörden usw.? Welches „Herrschaftswissen“ habt Ihr? Da denken wir an Passwörter/Zugangsdaten, z.B. für EDV/Netzwerk, Finanzbuchhaltung, Online-Banking, wichtige Dokumente und Verträge. Oder besondere Absprachen, z.B. mit Lieferanten und Kunden. Ist das alles gut dokumentiert?
Wir wollen Euch keinen Schrecken einjagen, sondern Euch dafür sensibilisieren, hier eine gute Vorsorge zu treffen. Das gilt für die Firma und natürlich auch für Euch privat, zum Beispiel beim Thema Vorsorgevollmacht.Die regelt für den Notfall die Einsetzung eines Bevollmächtigten für bestimmte Aufgabengebiete. Sonst benennt im Zweifelsfall das Gericht einen gesetzlichen Betreuer. Eine Patientenverfügung enthält ausschließlich Regelungen zur medizinischen Betreuung. Die solltet Ihr aber auch haben.
Jetzt fragt Ihr Euch vielleicht – und was machen wir nun? Zum einen haben wir Euch hier eine Checkliste erstellt. Prüft doch einmal gemeinsam, wie der Status ist, wenn ihr das gemeinsam einmal durcharbeitet.
Und weil das Thema Notfall-Mappe seit einigen Jahren eine Rolle spielt, gibt es auch bereits großartige Dinge, die Euch die Erstellung einer solchen Mappe oder eines solchen Handbuchs erleichtern. Aus dem breiten Angebot im Internet haben wir Euch ein paar aufgelistet.
Hier eine (unvollständige) Übersicht von Adressen, bei denen Ihr ein pdf kostenlos downloaden könnt.
Arbeitsgemeinschaft Startercentren der IHK Rheinland-Pfalz
https://www.starterzentrum-rlp.de/upload/dokumente/10622.pdf
Exemplarisch drei IHK-Angebote aus Düsseldorf, Hannover und München
https://www.ihk-muenchen.de/ihk/documents/Recht-Steuern/Gesellschaftsrecht/Notfall-Handbuch.pdf
Diese Seite bietet kostenpflichte Notfallmappe für Selbstständige an:
https://www.notfall-ordner.de/shop/selbststaendige
Ein Beispiel für private Mappen ( Freie Universität Berlin)
https://www.fu-berlin.de/sites/dcfam-service/pflege/Notfallmappe/Notfallmappe_FU_Berlin_Neu.pdf
