Das Paradoxe am Zeitmanagement ist, dass man Zeit gar nicht managen kann. Die macht nämlich was sie will und läuft einfach weiter. Das Einzige, was wir in dem Zusammenhang managen können, sind wir selbst. Und dazu sollte man sich vier Fragen stellen:
- Was muss ich wirklich selbst machen?
- In welcher Reihenfolge erledige ich meine Aufgaben?
- Wann mache ich das?
- Wie nutze ich dabei die Zeit am effizientesten?
Frage 1: Delegieren oder selbst machen?
Diese Frage stellt sich immer wieder neu. Wem kann ich welche Aufgabe überlassen? Wer hat die nötige fachliche und menschliche Qualifikation und auf wen kann ich mich in dieser Sache verlassen? Das muss jeder von uns in seiner Firma herausfinden und Mitarbeiter zu selbstständig handelnden Mitunternehmern entwickeln.
Frage 2: Welche Prioritäten setze ich?
Manch einer hat genug Routine, um über Prioritäten spontan zu entscheiden. Wer methodisch vorgehen möchte, kann das Eisenhower-Prinzip nutzen. Das ist eine Matrix mit vier Feldern, in die man seine Aufgaben verteilt:
A-Aufgaben: wichtig und dringend
Das sind Dinge, die ich möglichst direkt und selbst erledigen sollte.
B-Aufgaben: wichtig, aber nicht dringend
Das sind langfristige Aufgaben, zum Beispiel die Entscheidung über eine Betriebserweiterung oder die Ausarbeitung des Marketingplans für das nächste Jahr. Weil sie nicht dringend sind, bleiben solche Aufgaben gerne mal liegen. Deswegen solltet Ihr dafür feste Zeiten einplanen.
C-Aufgaben: nicht wichtig, aber dringend
Das könnte zum Beispiel die Hotelbuchung für eine Geschäftsreise sein. Muss rechtzeitig gemacht werden, ist aber nicht so wichtig, dass ich es selbst tun muss. Also delegieren!
D-Aufgaben: weder wichtig noch dringend
Das sind Dinge, die Ihr getrost von Eurer Liste streichen könnt, es sei denn Ihr habt gerade Langeweile. Beispielsweise die Einladung zu einer Jubiläumsveranstaltung oder ähnliches.
Mit dieser Methode könnt Ihr die Aufgaben herausfiltern, die Eure persönliche Kapazität beanspruchen und für die Ihr Zeit einplanen müsst.
Frage 3: Wann erledige ich meine Aufgaben?
Bei A-Aufgaben habe ich eigentlich keine Wahl. Die müssen zügig von mir persönlich angepackt werden. B-Aufgaben, die eher strategischer Natur sind, kann ich längerfristig planen. Entscheidend ist, dass Ihr die Zeit dafür wirklich in Euren Terminkalender eintragt und zum geplanten Zeitpunkt loslegt. Ob Ihr das eher gleich morgens einplant oder lieber gegen Abend, ist von Eurer persönlichen Leistungskurve abhängig. Die meisten wissen, zu welcher Tageszeit sie am produktivsten sind, das heißt, wann sie zur Erledigung einer Aufgabe die wenigste Zeit benötigen. Wenn Ihr das noch nicht sagen könnt, führt einfach mal zwei Wochen ein Arbeitstagebuch, in dem Ihr notiert, wann Ihr an dem Tag besonders produktiv wart. Arbeitet Ihr morgens am effizientesten, dann seid Ihr eher der Typ „Lerche“, wer abends den maximalen Output hat, ist eher der Typ „Eule“.
Frage 4: Wie nutze ich meine Zeit am besten?
Das kennt Ihr bestimmt auch: Man springt unkonzentriert von einer Aufgabe zur anderen, weil man am liebsten alles auf einmal erledigen würde. Und am Schluss schafft man unterm Strich nicht das Pensum, das man sich vorgenommen hatte. Aber auch Störungen von Mitarbeitern oder Kunden können verhindern, dass wichtige Dinge effizient erledigt werden.
Was kann man da tun? Zu der Thematik, wie Ihr Eure Zeit am wirksamsten einsetzt, gibt es eine ganze Reihe von Tricks und Methoden, die sicher nicht alle auf jeden passen, aber vielleicht findet Ihr für Euch das Richtige heraus. Wer mehr über Pomodoro-Technik, Pareto-Prinzip, 90:90:1 Methode, die Alpen-Methodik oder die Stille Stunde erfahren möchte, kann sich hier die Erläuterungen downloaden.
