In letzter Zeit hört man immer wieder von WhatsApp Business, eine App die, wie der Anbieter sagt, speziell für kleine Firmen entwickelt worden ist. Gedacht ist das Programm, das sowohl für IOS als auch für Android kostenlos zur Verfügung steht, für die Vernetzung des Unternehmens mit seinen Kunden. Es stellt also einen weiteren Kanal neben Telefon, SMS oder E-Mail für Anfragen, Bestellungen und Beschwerden dar. Mit dem unbestreitbaren Vorteil, die WhatsApp auch in der Version für den privaten Gebrauch bietet, nämlich die problemlose Übermittlung von Nachrichten, Bildern, Videos und Sprachnachrichten, außerdem Telefonate und Telefonkonferenzen (mit bis zu vier Teilnehmern) zum Nulltarif. Zusätzlich kann in der Business-Version ein Unternehmensprofil eingerichtet werden, man kann Schnellantworten und Abwesenheitsnotizen vorbereiten und Statistiken nutzen. WhatsApp Business löst außerdem das Problem, das viele Mitarbeiter haben, die ihren privaten WhatsApp-Account geschäftlich nutzen. Ein Verkäufer in einem Baustoffgroßhandel klagte letztlich über Anfragen abends um zehn oder am Wochenende. Getrennte Accounts beheben das Problem. Wie das geht, siehe unten!
Ist WhatsApp Business nun auch für die interne Kommunikation im Unternehmen geeignet? Grundsätzlich ja, es kann eine sinnvolle Ergänzung sein. Dabei sind ein paar Dinge zu beachten, nämlich zunächst die Datenschutzbestimmungen, dann die technischen Voraussetzungen und schließlich die Praktikabilität und die Akzeptanz im Team.
Datenschutz
Auch bei einer ausschließlichen Verwendung von WhatsApp für die interne Kommunikation müssen die DSGVO-Richtlinien beachtet werden. Die Mitarbeiter sollten im Rahmen der Implementierung daher ausreichend hinsichtlich der Datenschutzbestimmungen aufgeklärt werden. Es geht im Kern um den Zugriff des Programms auf die Kontakte im Adressbuch der mitwirkenden Handys. WhatsApp Business bietet die Möglichkeit, unter „Status/Datenschutz/ Teilen nur mit…“ festzuschreiben, dass nur die dort ausgewählten Kontakte sehen können, welche Aktivitäten im Chat gepostet werden. Kümmert man sich um diese Einstellung nicht, sind automatisch alle Kontakte des Adressbuches eingeladen. Generell solltet Ihr wissen, dass der Facebook-Konzern wie üblich alle Rechte an den übermittelten Daten sichert. (siehe Fußnote *) Damit verbietet sich jedenfalls das versenden von vertraulichen Inhalten.
Technische Voraussetzungen
Viele Mitarbeiter werden einen privaten WhatsApp-Account besitzen. Die Firma wird als WhatsApp-Teilnehmer dort auch angezeigt. Will man WhatsApp Business auf dem Smartphone installieren, geht das nur, wenn noch kein privater Account mit der betreffenden Handynummer gekoppelt ist, denn das Programm verlangt eine eigene Telefonnummer. Da gibt es folgende Möglichkeiten:
- Firmenhandys, auf denen nur WhatsApp Business installiert wird und nicht der private Account;
- Ein Dual-Sim-Smartphone mit zwei Sim-Karten nutzen – eine für den geschäftlichen und eine für den privaten WhatsApp-Account;
- WhatsApp Business über eine Festnetznummer nutzen, während der private Account über die Handynummer läuft.
Praktikabilität und Akzeptanz
WhatsApp Business ist durchaus für die interne Kommunikation im Unternehmen geeignet. Jede einzelne Gruppe sollte aber maximal 10-15 Mitglieder haben, sonst kann es problematisch werden. Und zwar aus folgenden beiden Gründen:
- Es kommt immer wieder vor, dass auch Dinge gepostet werden, die für den Geschäftsbetrieb nicht relevant sind. Manch einer findet das ganz lustig, aber das sehen nicht alle so. Das kann zu Diskussionen über das Verhalten einzelner Teilnehmer führen, im Extremfall zu Ärger und Konflikten.
- Die Informationsflut auf dem WhatApp-Kanal wird insgesamt zu groß. Nicht jedem gelingt es stressfrei, die Botschaften zu selektieren, die für ihn wirklich wichtig sind. Dann wächst langsam der Widerstand gegen WhatsApp und einzelne Mitarbeiter entziehen sich, indem sie den Kanal einfach ignorieren. Dann erfüllt das Instrument seinen Zweck nicht mehr.
Also können wir festhalten: Wenn Ihr WhatsApp Business richtig einsetzt, kann es eine sinnvolle Ergänzung Eurer internen Kommunikationskanäle sein. Weil es da unterdessen so viele Möglichkeiten gibt (E-Mail, SMS, Telefon, etc.), solltet Ihr Euch auf eine oder zwei festlegen, sonst könnte das für alle zu unübersichtlich werden.
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