Onboarding oder „Willkomen, neuer Mitarbeiter!“

Onboarding oder „Willkomen, neuer Mitarbeiter!“

Aus einer aktuellen Studie der Delta Marktforschung im Auftrag der Rheinischen Post geht hervor, welche emotionalen Eigenschaften Mitarbeiter an Unternehmen schätzen. An erster Stelle steht da mit 77% ‚Wertschätzung‘, also die Erwartung, gesehen und beachtet zu werden. Den Menschen zu sehen und willkommen zu heißen, ist am ersten Arbeitstag neuer Mitarbeiter unterdessen so wichtig geworden, dass es einen eigenen Begriff und einen eigenen Prozess dafür gibt. In der Sprache des Personalmanagements heißt das „Onboarding“. Diese Wortschöpfung aus dem Englischen „taking on board“ lässt sich am besten mit „Einführung eines neuen Mitarbeiters in seinen Arbeits- bzw. Einsatzbereich“ erklären.

Neue Mitarbeiter am ersten Tag willkommen heißen!

Das ist deshalb so wichtig, weil im Schnitt 26 % der Mitarbeiter bereits vor dem ersten Arbeitstag kündigen oder mit anderen Worten ihre Stelle gar nicht erst antreten. Das habt Ihr bestimmt auch schon einmal erlebt. Gerade Lehrstellenbewerber sagen gerne mehreren Betrieben zu und entscheiden sich dann erst am Ende, wo sie tatsächlich starten möchten. Wenn Ihre Erwartungen enttäuscht werden, suchen ca. 83 % der neuen Mitarbeiter weiter, zum Beispiel wenn sich die im Bewerbungsgespräch gemachten Versprechen nicht erfüllen. Auch wenn der Aufgabenbereich, das Betriebsklima oder etwas anderes nicht so sind, wie es sich der oder die Neue das vorgestellt hatten. So kommt es, dass  zum Schluss die Neubesetzung einer vakanten Stelle durchschnittlich ca. 100 Tage dauert. Wer weiß, welchen Aufwand der Recruitingprozess bedeutet, wird sofort einsehen, dass gutes Onboarding Sinn macht.

Und das beginnt bereits bevor der oder die Neue an Bord sind. Viele Betriebe, die ja aus den Bewerbungsunterlagen die Kontaktdaten und auch das Geburtsdatum kennen, nutzen die Zeit zwischen Vertragsabschluss und ersten Arbeitstag, um dem neuen Teammitglied eine Grußkarte oder -mail (Anlässe sind Geburtstag, Weihnachten, Einladung zum Betriebsausflug etc.) zu senden. Andere berichten uns darüber, dass sie kurz vor dem ersten Arbeitstag eine Karte, Brief oder Mail schicken, die ausdrückt wie sehr der Tag herbeigesehnt wird, an dem der/die Neue das Team komplettiert. Einer unserer Beratungskunden, bei dem die Mitarbeiter auch schon einmal länger von zu Hause weg sind oder viele Überstunden leisten müssen gehen sogar so weit, dass sie für den neuen Mitarbeiter mitsamt seinem/ihrem Lebenspartner einen Tisch in einem tollen Restaurant reservieren und dort ein Candle-Light-Dinner buchen oder gar ein Wellness-Wochenende buchen. Begleitet wird das von einem Brief, der sich an den Mitarbeiter und den Partner/die Partnerin richtet und auffordert den Abend/das Wochenende noch einmal so richtig zu genießen, bevor die neue Position ganzen Einsatz erfordert. Das ist natürlich immer eine ganz großartige Überraschung. Anderseits wissen der künftige Mitarbeiter und sein Lebenspartner dann, dass in dem neuen Job viel verlangt wird. Die Erwartungen sind also klar.

Ist dann der erste Arbeitstag da, sollte alles – wirklich alles! – optimal vorbereitet sein. Dazu gehört eine persönliche Begrüßung, ein Blumengruß, eine Onboarding-Mappe (Inhalte s. u.)  und natürlich alles, was der Mitarbeiter benötigt, um seinen Job gut zu machen. Also je nach zukünftiger Funktion das Mobiltelefon, der perfekt eingerichtete Arbeitsplatz (im Büro: Telefon und PC, E-Mailzugang mit firmenüblicher Signatur; in der Werkstatt: Spind, Werkzeug, ggf. Fahrzeug, etc.), und die nötigen Schlüssel und/oder Zugangsdaten. Nicht zu vergessen für Mitarbeiter mit Kundenkontakt sind Visitenkarten. Oder es ist das Werkzeug, das Firmenfahrzeug, die Arbeitskleidung usw. Alles signalisiert: „Wir haben Dich sehnsüchtig erwartet und freuen uns, dass Du da bist!“.

Marianne hat es einmal erlebt wie bei einem Beratungskunden auch vier Wochen nachdem die neue Mitarbeiterin da war, an der Tür noch das Namensschild mit dem Namen der Vorgängerin prangte, die Telefonliste nicht aktualisiert war und der Anrufbeantworter noch die Ansage der Vorgängerin wiedergab. Das kommt nicht gut an.

Damit alles glatt läuft, ist ein Ablaufplan oder eine Checkliste hilfreich.  Am ersten Arbeitstag sollten sich auch Chef und Chefin Zeit nehmen und natürlich das Team vorstellen. Die Präsenz der Führungskraft ist neben dem Einarbeitungsplan (Was lernt der/die Neue wann von wem?) und dem Kennenlernen von Abläufe/Aufgaben in den ersten Wochen wichtig. Hier gilt es, immer wieder in kurzen, persönlichen Gesprächen Feedback zu geben und zu erfragen. Manche Unternehmen stellen dem neuen Teamkollegen auch einen Paten aus dem Team an die Seite. Das funktioniert solange gut, wie im Team eine offene und hilfsbereite Stimmung herrscht, bei der das Teilen von Wissen selbstverständlich ist.

Ein gutes Onboarding sorgt dafür, dass ein neuer Mitarbeiter schnell produktiv arbeiten kann. Um sich möglichst schnell in den Arbeitsalltag einzugliedern, muss er seine eigene Rolle kennen und wissen, wie der Betrieb funktioniert. Es geht darum, Dienstleistung, Produkte und interne Prozesse zu verstehen und die richtigen Ansprechpartner für Fragen zu kennen. Ihr merkt schon, da hat es der Betrieb leichter, der bereits über Prozessbeschreibungen, ein Qualitätshandbuch, Stellenbeschreibungen, Checklisten usw. verfügt.

Jetzt wird manch einer denken: Onboarding kling zunächst einmal nach Arbeit. Stimmt. Die ist aber erforderlich, damit der Mitarbeiter auch an Bord bleibt. Macht Euch klar, welchen Nutzen das für Euch hat:

  1. Mitarbeiterbindung: Die Mitarbeiter fühlen sich durch die Wertschätzung und die gute Einarbeitung sicher. Sie werden schneller wirksam; das macht sie zufrieden. Sie bekommen positives Feedback und sie arbeiten noch lieber in ihrem Bereich. Im Idealfall fühlen sie sich dem Unternehmen nach kurzer Zeit verbunden.
  2. Qualität: Wenn Ihr neues Personal so fördert und ganz schnell dafür sorgt, dass der/die Neue wirksam wird, spüren das auch die Kunden. Ihr werdet als Betrieb wahrgenommen, der kompetentes Personal einsetzt und dem es wichtig ist, das Qualifikationsniveau zumindest zu halten, wenn nicht sogar ständig zu verbessern.

Ihr habt noch kein Onboarding-Programm, seht aber ein, dass Ihr so etwas braucht? Dann setzt Euch als Unternehmerpaar und mit ein bis zwei Mitarbeitern (einem, der schon lange im Unternehmen ist und einem, der noch recht neu im Team ist) zusammen und erarbeitet, was für Euer Onboarding wichtig ist. So könnt Ihr Eure Sicht als GF, die Erfahrung langjähriger Mitarbeiter und die Impulse von Newcomern berücksichtigen.   

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