Sorgfältig und zielgerichtet mit Eurem Team kommunizieren

Sorgfältig und zielgerichtet mit Eurem Team kommunizieren

Kommuniziert wird immer, und wer meint nicht zu kommunizieren, tut es trotzdem, nur eben unbeabsichtigt. Ihr könntet den ganzen Tag schweigend durch die Firma laufen, ohne jemanden anzusprechen. Eure Mitarbeiter würden sich auch darauf einen Reim machen, indem sie das Verhalten beobachten und interpretieren. Natürlich nicht immer richtig. Wer zielgerichtet und planvoll kommuniziert, ist eindeutig im Vorteil, denn nur so gewinnt Ihr einen Einfluss darauf, was verstanden wird.

Kommuniziert wird immer – bewußt oder unbewußt.

Interne Kommunikation im Tagesgeschäft

Hier geht es um Effizienz in der täglichen Arbeit und um die Motivation der Mitarbeiter. Durch ungenaue Kommunikation, schnelle Zurufe zwischen Tür und Angel oder gar keine Kommunikation („Du weißt schon, was zu tun ist!“) entstehen Missverständnisse, die Zeit und Geld kosten. Wie oft habt Ihr schon gehört: „Das habe ich aber ganz anders verstanden!“ Und schon muss etwas neu gemacht oder nachgearbeitet werden. Umgekehrt gibt es auch Mitarbeiter, die tagein tagaus einen guten Job machen und, weil wir uns daran gewöhnt haben, nehmen wir es oft als selbstverständlich hin. Doch irgendwann vermisst der Mitarbeiter die Wertschätzung, die jeder braucht, um mit Freude bei der Sache zu sein. Welche Instrumente der internen Kommunikation kann man hier einsetzen?

  • Das wichtigste Instrument ist der persönliche Kontakt. Dieser Kanal ist allen anderen überlegen, aber aus Zeitgründen nicht immer nutzbar. Dennoch solltet Ihr auch einfach mal schnell zwischendurch diese Kontakte nutzen.
  • Die morgendliche Dienstbesprechung ist auch ein persönlicher Kontakt, aber in der Gruppe. Hier werden die Jobs verteilt, Erläuterungen gegeben und Anweisungen erteilt.
  • Telefon/ Handy kann während des Tages auch genutzt werden. Unsere Empfehlung: nur wenn es wirklich wichtig und unvermeidbar ist. Eine gute Idee ist es auch, für den Notdienst (falls es so etwas in Eurer Firma gibt) ein spezielles Handy anzuschaffen.
  • WhatsApp-Gruppen können ebenfalls sinnvoll sein. Bitte dazu den Artikel „WhatsApp Business in der internen Kommunikation“ beachten!
  • Bewährt hat sich auch, für bestimmte komplexe Arbeitsvorgänge eine Wissensdatenbank in Form eines Wikis aufzubauen. Da können Arbeitsschritte beschrieben sein oder in kleinen Videos dargestellt werden. Das hilft schon mal, wenn jemand spontan nicht mehr weiterweiß und erspart den lästigen Anruf beim Chef.

Interne Kommunikation in der Unternehmensentwicklung

Neben der Kommunikation im Tagesgeschäft ist die interne Kommunikation zu übergeordneten Themen wichtig. Sprecht mit Euren Leuten über den Sinn ihrer Arbeit, über das Warum und Wofür jedes einzelnen Auftrages.

Die Fragen aus unserem Orientierungskreuz können in Teammeetings immer wieder angesprochen werden.

Bindet Fortbildungsthemen in die interne Kommunikation ein. Jeder will sich weiterentwickeln. Und führt unbedingt Jahresgespräche mit jedem einzelnen. Außerdem sollte es nicht passieren, dass Gerüchte über wichtige Entscheidungen über den Flurfunk verbreitet werden, weil Ihr nicht rechtzeitig oder nicht vollständig informiert habt. Die Mitarbeiter einzubeziehen, strategische Überlegungen transparent und Entwicklungsschritte nachvollziehbar zu machen, sind wesentliche Faktoren der Motivation und der Identifikation mit der Firma. Die Gallup-Studie 2019 hält fest, dass derzeit nur 15 Prozent der Beschäftigten in Deutschland eine emotionale Bindung zu ihrem Arbeitgeber haben. Gut zwei Drittel und damit die Mehrheit (69 Prozent) fühlen sich nur wenig gebunden und machen Dienst nach Vorschrift. Die restlichen 16 Prozent haben bereits innerlich gekündigt. Dem sollte Ihr mit sorgfältiger interner Kommunikation entgegenwirken. Welche Instrumente stehen Euch dazu zur Verfügung?

  • Regelmäßige Teammeetings, vielleicht einmal im Monat, bieten einen institutionalisierten Rahmen für übergeordnete Themen. Darauf kann sich jeder einstellen. Wenn Ihr es schafft, einzelne Mitarbeiter zu bestimmten Themen vortragen zu lassen, erhöht das die Aufmerksamkeit der Teilnehmer. Auf jeden Fall solltet Ihr beide Euch bei den verschiedenen Tagesordnungspunkten abwechseln, damit keine Monotonie aufkommt. Diese Teammeetings haben übrigens nichts mit den täglichen Dienstbesprechungen zu tun.
  • Einmal jährlich empfiehlt sich eine gemeinsame Veranstaltung, auf der Ihr das vergangene Geschäftsjahr reflektiert, Erfolge feiert, Verbesserungen erarbeitet und die Mannschaft auf das kommende Jahr eingestimmt. Wenn Ihr das mit einem guten Abendessen und einer Übernachtung verbindet, fördert das den Zusammenhalt im Team.
  • Interne Schulungen und Seminare bieten sich bei umfangreicheren Wissensthemen an. Für kompakten Input zu überschaubaren Fragen eignet sich das monatliche Teammeeting.
  • Zu den jährlichen Entwicklungsgesprächen mit jedem Mitarbeiter haben wir schon öfter unter dem Stichwort ‚Personalentwicklung‘ geschrieben. Auch diese Gespräche sind ein Instrument im Baukasten der internen Unternehmenskommunikation. Sie fördern die Identifikation mit der Firma und senken signifikant die Fluktuationsrate.

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