Überlassung von Arbeitsmitteln richtig dokumentieren

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Eine Überlassung von Arbeitsmittel ist immer steuerfrei und nicht als Arbeitslohn oder zum Sachbezug zu zählen, wenn Sie die Arbeitsmittel das Eigentum des Unternehmens bleiben und eine private Nutzung ausgeschlossen wird. Hier gibt es nur bei der Nutzung von Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten eine Ausnahme gemäß § 3 Nr. 45 EstG ist diese Nutzung immer steuerfrei. Bei allem anderen Arbeitsmittel ist in dem Vertrag zu verankern, dass diese ausschließlich beruflich nutzbar sind, damit es keinen Arbeitslohn darstellt und damit nicht versteuert werden muss.

Für die Gestaltung des Vertrages sind folgende Punkte unerlässlich:

  • Vertragspartner
  • Genaue Bezeichnung der Arbeitsmittel (Hersteller, Modell, Seriennummer, Typ)
  • Die Firma kann die Überlassung jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen. Sollte das Arbeitsverhältnis gelöst werden müssen die Arbeitsmittel innerhalb von 5 Werktagen an die Firma zurück gegeben werden und der Zustand der Mittel dokumentiert werden.
  • Die private Nutzung von den Überlassenen Arbeitsmittel ist ausgeschlossen und die Benutzung ist ausschließlich für betriebliche Zwecke im Zusammenhang mit der Erbringung von Arbeitsleistung gestattet.
  • Ausnahmen bei der privaten Nutzung gelten Gemäß § 3 Nr. 45 EstG „die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör, aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen. 2Satz 1 gilt entsprechend für Steuerpflichtige, denen die Vorteile im Rahmen einer Tätigkeit zugewendet werden, für die sie eine Aufwandsentschädigung im Sinne des § 3 Nummer 12 erhalten“. (Zusatzinfo: Diese Regelung wurde getroffen, da dadurch der Arbeitnehmer bei der Bedienung besser wird und der Arbeitgeber davon profitiert)
  • Die Firma trägt die Kosten für Reparaturen und Wartungen der überlassenen Arbeitsmittel
  • Der Arbeitnehmer haftet für vorsätzlich oder fahrlässig verursachte Beschädigungen
  • Mit der Vertragsunterschrift bestätigt der Arbeitnehmer den Empfang

Lohnsteuerfrei können Sie alle Arbeitsmittel wie z.B. Toner, Kopierpapier, Stifte, Porto, Kuvere etc. erstatten, wenn der Mitarbeiter diese im Auftrag des Unternehmens besorgt. Dazu müssen die Quittungen einfach eingereicht und erstattet werden.

Überlegen Sie gut, was Ihr Mitarbeiter wert ist, denn gute Mitarbeiter sind immer schwer zu finden. Viele freuen sich und zeigen dies durch Loyalität, wenn Sie eine gute Ausstattung auch für zu Hause zu haben. Versuchen Sie selbst mal für einen Tag am Küchentisch zu arbeiten.

Ihre Mitarbeiter freuen sich bestimmt über ergonomische Büromöbel, oder einen 4-in-1 Drucker, einen separaten Monitore oder ein Headset mit Mikrophone um beim Online-Meeting gut gerüstet zu sein.

Zeigen Sie Ihre Wertschätzung und setzen Sie die Kosten ganz normal als Betriebsausgabe ab.

Bild von Pixabay https://pixabay.com/images/id-4545562/
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